Jens Moeller 1.Was ist Organisationsentwicklung?
Funktionierende Organisationsstrukturen und –prozesse gehören zu den kritischen Erfolgsfaktoren jedes Unternehmens. Sie als jemand mit Führungsverantwortung spielen dabei eine entscheidende Rolle. Sie bilden Teams mit Gruppenvertretern oder Teamleitern und ordnen diese bestimmten Vorgesetzten zu. Sie entwickeln Prozesse und bestimmen damit den Arbeitsablauf, der erforderlich ist, um z.B. eine Informationsanfrage oder einen Anspruch zu bearbeiten. Aber Strukturen und Prozesse allein reichen nicht aus, um die Effektivität und Effizienz einer Organisation zu gewährleisten. Dies erfordert, dass Ihre Mitarbeiter diese auch akzeptieren. Diese Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter sicherzustellen, stellt den entscheidenden Unterschied zwischen Organisationsentwicklung und der klassischen Organisationsgestaltung dar. Nur mit Organisationsentwicklung werden Sie Ihre Mitarbeiter dazu bekommen, tagtäglich aktiv an der Umsetzung organisatorischer Maßnahmen mitzuwirken und diese zu unterstützen.
2.Wofür ist Organisationsentwicklung gut?
Organisation is your company’s framework and the backbone of your staff. If the structures and processes in your organisation work well, everyone knows where their responsibility ends and that of someone else begins. Everyone knows with whom they work together and how to support each other. Everyone knows with whom to coordinate in what cases. In this information age with its increasing competition and cost pressure and the constantly changing requirements, nothing is more consistent than change. Both the structures and the work processes of companies have to be adapted to new conditions continuously. The integration of the internet in the internal processes of the business may for example require new work methods or processes or a new composition of the teams. Whenever you change something within your organisation, you influence people – either directly or indirectly. You influence tasks and responsibilities, possibly even positions and whole careers. Now it is important that your employees accept the new structures and processes. Because only in that case will they accept the new framework instead of ignoring or obstructing it. Only then the goals will be attained which you wanted to reach with your organisational measures. In brief: your organisation does not adapt by itself – it must not only be shaped and changed, it has to be developed.
3.Woraus besteht Organisationsentwicklung?
The content of organisational development can be divided in the issues of organisational structuring and process organisation.
- Organisatorische StrukturierungIm Rahmen der organisatorischen Strukturierung werden Hierarchien und Verantwortungsbereiche bzw. Tätigkeitsfelder festgelegt. Hier werden Führungsautoritäten und Weisungsbefugnis bestimmt, um ein System der Verwaltung zu schaffen und um der Durchführung von anstehenden Arbeitsaufgaben eine Struktur zu geben. Als Führungskraft erstellen Sie hiermit ein Kommunikationssystem, das es jedem Mitarbeiter ermöglicht, bei der Lösung von Problemen genau zu wissen, mit welcher Person er zusammenarbeiten sollte.
Ihr Führungsstil kann autoritär sein, oder Sie können Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbeziehen, von dem sie betroffen sind. Sie können Ziele für Ihre Mitarbeiter durch einen impliziten Verhaltenskodex aufstellen oder Sie können anhand eines expliziten Verhaltenskodex zeigen, wie Ziele zu erreichen sind. Diese Entscheidungen können zentral oder dezentral in Ihrem Unternehmen getroffen werden.
Die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens kann funktionsorientiert sein oder es kann speziell für ein Projekt, einen Kunden oder eine Region strukturiert werden. Diese Formen können auch miteinander kombiniert werden.
Innerhalb der Abteilungen nutzen Sie Teambildungsmaβnahmen, um festzustellen, wer am besten mit wem in eine Arbeitsgruppe passt. Dann machen Sie aus den Mitgliedern der Gruppe durch Maßnahmen der Teamentwicklung, wie Teamtraining, ein erfolgreiches Team. Sie schaffen Leistungsanreize – mit und ohne finanzielle Komponenten – um Ihre Mitarbeiter dazu zu motivieren, ihr Bestes zu geben.
- ProzessorganisationIm Rahmen der Prozessorganisation entwickeln und optimieren Sie Geschäftsprozesse und bestimmen damit, wie die jeweiligen Anforderungen der Kunden zufriedengestellt werden. Dieses Design von Prozessen wird auch als Workflow-Management bezeichnet. Sie legen einen Rahmen von Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen fest, der auch Ihnen wertvolle Informationen zu Zeit, Wissen und Kosten gibt.
Der Zeitfaktor zeigt Ihnen, welche Arbeitsschritte verbessert werden müssen, damit Kundenanfragen schneller bearbeitet werden – und welche Arbeitsschritte hierauf keinen Einfluss haben.
Der Wissensfaktor dokumentiert für Ihre Mitarbeiter, welche Arbeitsschritte oder Handlungen in einem bestimmten Szenario notwendig sind und abgearbeitet werden müssen. Dies gibt Ihren Mitarbeitern ein Gefühl von Sicherheit, wodurch diese wiederum selbstbewusster Ihren Kunden gegenüber auftreten. Dadurch werden sowohl der Arbeitsansatz als auch die Servicequalität optimiert. Anhand von Kundenrückmeldungen können Sie dann sehen, welche Art von Wissen und Know-How vorhanden ist und wo eventuell Weiterbildungs- oder Verbesserungsbedarf besteht.
Der Kostenfaktor zeigt Ihnen anhand der Prozesskostenabrechnung wie bestimmte Prozesse – z.B. eine Informationsanfrage – bewertet werden sollten. Hierbei ist auch zu erkennen, welche Kosten durch welche Arbeitsschritte verursacht werden. Hiermit legen Sie den Grundstein für eine Neuausrichtung von Betriebsabläufen in Ihrem Unternehmen
und reduzieren gleichzeitig Ihre Kosten und erhöhen Ihre Servicequalität, von einem umfassenden Qualitätsmanagement bis hin zu einer ISO-Zertifizierung
4. Was ist bei der Umsetzung von Organisationsentwicklung zu beachten?
- Organisationsentwicklung ist keine isolierte LösungOrganisationsentwicklung ist die Verflechtung von drei Aspekten, die voneinander abhängig sind.
Erstens: Maβnahmen zur Organisationsentwicklung haben einen entscheidenden Einfluss auf das Personal und auf Technologien. Eine Neustrukturierung der Teams kann enorme Konsequenzen für die Mitarbeitermotivation haben – je nachdem wer in Zukunft mit wem zusammenarbeiten soll.
Zweitens: Entwicklungsmaβnahmen in einem Bereich der Firma ziehen oft Konsequenzen in einem anderen Firmenbereich nach sich. Eine erfolgreiche Marketingkampagne kann z.B. drastische Folgen bezüglich der Qualität und Quantität von Kundenkontakten haben.
Drittens: jedes Unternehmen hat zahlreiche Schnittpunkte mit anderen Unternehmen. Eine hohe Beschwerderate bei Lieferungen kann es z.B. notwendig machen, die Verträge und Vereinbarungen mit der Transportfirma neu zu verhandeln. Jede neue Maβnahme sollte also genauestens daraufhin überprüft werden, inwieweit andere Bereiche – intern oder extern – von den Neustrukturierungen betroffen sind.
- Organisationsentwicklung ist weder eine Modeerscheinung noch eine Nebensächlichkeit – es ist eine Notwendigkeit im Unternehmen Die zunehmende Geschwindigkeit mit der sich Technologien derzeit weiterentwickeln, stellt immer mehr Herausforderungen für den Bereich Organisationswandel dar. Oft wird der Einfluss von Technologien auf eine Organisation und seine Mitarbeiter immer noch unterschätzt. Dazu kommt, dass Organsiationsentwicklung und Personalentwicklung oft mit den „Überbleibseln“ des Gesamtbudgets zurechtkommen müssen, nachdem neue Technologien eingeführt worden sind – ein Budget, dass meist unzulänglich ist. Dies führt dann wiederum zu langen Verzögerungen und Folgekosten bei wichtigen Projekten. Es ist also wichtig, dass in der Planungs- und Implementierungsphase alle Spalten ausreichende Beachtung finden – die Organisation, das Personal und Technologien.
- Organisationsentwicklung muss ergebnisorientiert und strukturiert seinIhre organisatorischen Maβnahmen sollten eine Gesamtstruktur aufweisen, bei der die einzelnen Komponenten sich ergänzen und unterstützen – anstatt im Konflikt zueinander zu stehen. Wenn Sie eine wichtige Schraube am Anfang vergessen, wird die gesamte Maschinerie am Ende nicht richtig funktionieren. Das bedeutet, dass die Schraube später nachgerüstet werden muss, was wiederum zu Problemen mit anderen Verbindungselementen führt, die dann in Betracht gezogen werden müssen.
- Organisationsentwicklung braucht Akzeptanz und einen wirkungsvollen FührungsstilJede organisatorische Maßnahme, die nicht tagtäglich umgesetzt und eingehalten wird, ist eine Verschwendung von Zeit und Geld. Die schönsten Organigramme und die raffiniertesten Prozesspläne sind von keinerlei Nutzen für Sie, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht verstehen oder sie ablehnen. Sie sollten daher alle betroffenen Parteien an so vielen Maßnahmen wie möglich beteiligen und die Gründe für Ihre Entscheidung erklären, um damit sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen akzeptiert werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über alle relevanten Entscheidungen rechtzeitig, so dass sie immer noch Feedback geben können – und nehmen Sie sich die Zeit, sich mit diesem Feedback auseinanderzusetzen.
Transparente Entscheidungsfindung und Mitbeteiligung können einen unermesslichen Einfluss auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter haben. Und diese Motivation wird entscheidend sein, wenn Sie Ihre organisatorischen Maßnahmen effizient und wirtschaftlich umsetzen wollen.
- Organisationsentwicklung ist vielschichtig, aber umsetzbar Nicht nur im Bereich der Organisation sind einige Manager von der Komplexität ihrer Entscheidungen überrascht. Jeden Tag müssen Sie nicht nur gegenüber den Mitarbeitern und Chefs Rede und Antwort stehen, sondern auch gegenüber den Kunden, potentiellen Kunden und anderen Interessengruppen. Das tagtägliche Geschäft hat in der Regel Vorrang – und dank der Informationsflut nimmt es oft dem Unternehmen die Zeit für die erforderlichen Maßnahmen der Organisationsentwicklung.
Ihre Organisation kann sich dann nicht den zuvor genannten wechselnden Anforderungen anpassen – und das Alltagsgeschäft mit seinen drängenden Problemen nimmt immer mehr Zeit in Anspruch: ein Teufelskreis, der aufgebrochen werden muss – und nicht morgen oder übermorgen, sondern heute. Wenn Sie heute einen kleinen Anfang machen, eröffnen Sie sich große Chancen für morgen. Es ist effektiver, mit kleinen Schritten zu beginnen, diese zu bewerten, von ihnen zu lernen und sie zu erweitern, anstatt eine “Dissertation” zu schreiben und zu versuchen, einen 5-Jahres-Plan umzusetzen.
Wie viele andere in Führungspositionen, haben Sie wahrscheinlich gar keine Zeit für derartige Gedanken. Zeit, die eine gute Investition wäre, denn Sie wissen, wieviel Zeit Sie in der Zukunft dadurch gewinnen könnten, wenn Sie die Dinge einfach gut ordnen und strukturieren würden. Und Sie wissen selbst, wieviel besser Ihre Ergebnisse aussehen könnten. Kein Grund aufzugeben, aber ein Grund zu investieren: in neue Kapazitäten, in neue Chancen und in mehr Gewinn. Ob Sie bereits interne Mitarbeiter mit diesen Kapazitäten haben oder ob eine externe Beratung hilfreich wäre, um einige Ideen zu generieren oder das Problem vollständig zu lösen, ist eine Frage, die Sie am besten selbst beantworten.