Zeitmanagement ist wahrscheinlich eine der größten Herausforderungen, denen sich Führungskräfte heutzutage stellen müssen. Aus der Sicht eines Teamleiters, einer Abteilung oder einer Firma fühlt man sich manchmal wie ein Hamster im Laufrad. Wenn man denkt, man hätte die kritischen Aufgaben des Tages gemeistert, wird man schon wieder mit einer Menge neuer E-Mails konfrontiert. Dann steht jemand mit einer Frage in der Tür, Telefone klingeln und so weiter. Das Entscheidende ist, sich nicht ablenken zu lassen und sich auf das Wichtige zu konzentrieren. Das hört sich einfach an, aber in der Praxis ist es sehr schwierig. Es gibt viele Theorien über Zeitmanagement: Vom Prinzip Eisenhowers, der vorschlägt, zwischen dem Dringenden und dem Wichtigen zu unterscheiden –bis hin zu der Idee, seine Aufgaben auf ein Blatt Papier zu schreiben, um nicht mehr darüber nachdenken zu müssen und um Klarheit darüber zu gewinnen, wie man diese bewältigt.

Diese Theorien sind an sich sehr hilfreich. Sie werden jedoch oft isoliert angewendet und die damit zusammenhängenden thematischen Herausforderungen werden ignoriert. Nehmen wir an, Sie arbeiten an drei verschiedenen Projekten und einige davon sind Teil Ihrer Ziele für dieses Geschäftsjahr. Nehmen wir weiter an, einige dieser Projekte haben sich als etwas schwieriger erwiesen, also mussten Sie während des Jahres weitere Folgeprojekte hinzufügen. Gleichzeitig fliegen Ihnen nun von Ihrem Chef immer mehr einzelne Aufgaben auf den Tisch, bei einigen dieser Aufgaben geht es um Projekte von Kollegen und so weiter. Was passiert jetzt mit den Prioritäten, die wir uns für die ursprünglichen Projekte gesetzt hatten?

In Wirklichkeit verändern sich die Prioritäten – sie sind dynamisch. Zudem sind viele Prioritäten für verschiedene Leute nicht die Gleichen. Das Entscheidende ist, immer die Ziele im Auge zu behalten. Das heißt, dass man ständig an seiner Strategie arbeiten muss, daran, wie man sein Ziel erreicht und man muss diese Strategie den sich verändernden Aufgaben und Projekten regelmäßig anpassen. Vergessen Sie nie, wonach Sie beurteilt werden –Ihre Leistungsindikatoren, die Maßstäbe, die Ihre Firma setzt, um am Ende des Jahres zu beurteilen, wie gut Sie waren.

Hier ein Beispiel: Sie sind ein Geschäftsführer eines Unternehmensbereichs und eines Ihrer Hauptziele ist es, die Abwanderung von Kunden zu reduzieren. Das wird nicht nur in Geld gemessen, sondern auch an der Anzahl der verlorenen Kunden. Sie müssen sich auf Strategien verlassen, die verhindern, dass diese Kunden abwandern. Ein Meilenstein Ihrer Strategie könnte daraus bestehen, von Ihren Managern Feedback über den Stand der Kundenbeziehungen zu erhalten. Ein anderer Meilenstein könnte sein, mit der Marketing-Abteilung einen Plan auszuarbeiten, wie man derzeitige Kunden über andere Projekte der Firma informiert – einschließlich der Meinung der Kunden. Der dritte Meilenstein könnte aus einer Reihe von Meetings bestehen, die Sie mit den wichtigen Entscheidungsträgern Ihrer Kunden über das gesamte Geschäftsjahr hinweg vereinbaren. Während dieser Meetings bekommen Sie das so wichtige Feedback und können vorschlagen, wie man die Zusammenarbeit verbessern kann.

All diese Projekte müssen priorisiert und in kleinere Schritte aufgeteilt werden. Um zügig voranzukommen, sollten möglichst viele dieser Aufgaben geordnet an die richtigen Leute delegiert werden.

Das Wichtigste ist jetzt, die Aufgaben aus denen Ihre Projekte bestehen, zu integrieren. Danach muss man sie in die vielen Linien-Management- und Routine-Aufgaben eingliedern und einen fortlaufenden Plan entwickeln. Dieser Plan muss mindestens einmal die Woche gründlich überarbeitet werden. Dabei sollten die Prioritäten regelmäßig überprüft werden. Wenn zum Beispiel einer Ihrer Kunden andeutet, dass er den Zulieferer wechseln möchte, müssen Sie vielleicht die Priorität für dieses Projekt erhöhen, gleichzeitig den Handlungsbedarf identifizieren und es mit anderen Aufgaben integrieren.

Entsprechend der gerade aktuellen Situation ist das ein dynamischer Vorgang – keine festgelegte Entscheidung die Sie treffen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie all Ihre Ziele KPIs, Strategien und Aktivitäten beachten. Haben Sie alles unter Kontrolle?

Hätten Sie gern nähere Informationen oder haben Sie Fragen oder Vorschläge? Wir freuen uns jederzeit, von Ihnen zu hören – per Email, Anruf oder Brief. So können Sie uns erreichen:


Jens Moeller Consulting Ltd.

Telefon: +49 69 / 5050 27422

Email: [email protected]/jm_old

Web: www.localhost/jm_old

Xing: http://www.xing.com/profile/Jens_Moeller3

LinkedIn: http://uk.linkedin.com/in/jensmartinmoeller

Adresse: Schumannstr. 27, 60325 Frankfurt
Registered Office: 2nd Floor, 145157 St John Street, London, EC1V 4PY, UK